先日、投稿した「あなたは オフィス で、たくさんの 時間 を ムダにしています。」の記事はご覧いただけましたでしょうか。
この記事の中で、非生産的な会議に一ヶ月あたり社員一人につき平均して 31 時間も費やしているということが取り上げられています。確かに、会議では直接顔を合わせて話ができるので、より正確でリアルタイムなコミュニケーションが期待できますが、会議参加者の時間を完全に拘束してしまいます。今回のブログでは、会議の内容や頻度、時間を最適化し、価値を生み出すものにする方法をご紹介します。
「時は金なり」- 会議って実はコスト高 ?! –
「とりあえず会議しましょうか」の習慣によって、あなたのスケジュールが会議漬けにはなっていませんか。
実は、会議には予想以上の見えないコストがかかっています。例えば、会議参加者の 15 名の平均年収が 600 万円の場合、会議 1 時間あたりにかかるコストは、約 45,000 円です。さらに、この会議を月例で 2 時間で行うと仮定すると、人件費だけでなんと年間約 110 万円使っていることになります。また、その他、会議の準備にかかる時間や遠方からの参加者がいる場合には、交通費もかかってしまいます。
会議を最適化する
あなたのプロジェクトでは、1 時間あたり約 45,000 円以上の価値を見出す会議をしていますか？
アトラシアンのインフォグラフィックによると、実際に多くの会社員が参加した会議に対して「半分は時間のムダ」だと感じています。（「あなたは オフィス で、たくさんの 時間 を ムダにしています。」より）こういった「ムダ」を言われる会議をやめて、まずは文書で参加者と情報共有をしましょう。この方法を使うと、メンバー全員の時間を拘束することなく、それぞれが時間があるときに目を通すことで、会議と同じ効果を得ることができます。
また、チームのコラボレーションを助けるためのツールを活用して、作成した文書の共有だけでなく、コメント機能を利用して、通常業務にあまり影響を与えることなくフィードバックや意見交換 を簡単に行う方法もあります。この過程の中で、実際にに顔合わせして話したほうが早いものについては、会議を行っても良いかもしれません。
会議を行う際に非常に大事なのは、事前に目的をはっきりさせておくことです。例えば、下記のような事項を明確にしておくと、会議が最低限の時間で済みます。
- 会議に至った経緯
- 決定したい事項
- この会議の目的
- ステークホールダー
- 期限
このような会議資料を最低でも 2、3 日前に共有しておくと、参加者が自分の意見を持って参加することができ、「ただ聞くだけの会議」を回避することができます。せっかく顔を合わせて言葉や文章でできる以上のコミュニケーションが図れる場なので、有意義に使えるように環境を整えておきましょう。
最後に、会議を行った後は、結果や次のステップのためのタスクリストを文書化し、参加者もしくは参加できなかったチームメンバーと共有し、いつでも経緯がわかるようにしておきましょう。このように、会議を極力減らし、また会議を行うまでのステップを見直すことで、より有効的な時間の使い方ができるだけでなく、コスト改善にもつながります。
アトラシアンは、企業の業務効率化をお手伝いするツールを提供しています。社内コミュニケーションの改善やコラボレーションの簡単化にご興味のある方は、ぜひアトラシアンのソリューションセミナーにご参加ください。
