タスクをどう管理して進めていくかは、タスクの作業内容そのものよりやっかいなものです。つまり、ある場所でタスクの進捗管理をしながら、別の場所では実作業を行うといったことがよくあるでしょうが、そもそもこの2つは切り離すことができない仕事で、これらを別々に行うことが問題なのです。タスクとは、会議、意思決定、プロジェクト立案など、自分のチーム内で創り出したコンテンツの産物なのです。タスクを、関連する実作業や関係者と常に一緒に考えることが、生産性向上のカギとなります。
仕事をする場所でタスク管理を
Confluence 5.5 では、自分とチームが常にタスクの実働部隊として活動できるように、新たな方法をご提案しています。タスクをどこか他の場所にしまい込むのでなく、ご自身の作業も進めながら、その進捗状況を把握できるのが Confluence です。これにより、チームの働きぶりや進捗状況が一目瞭然となり、またそのことで安心して仕事を任せることもできるのです。しかも一か所、すなわち Confluence で、それができるのです。
1. タスク期限に関して常に責任を持つ
実際の仕事のほとんどは共同作業で、タスク管理もそれを反映したものでなければなりません。全スタッフに対し、自分の仕事の期日を守るように責任を持たせましょう。どこのページでも、@mentions を使ってタスクを割り当ることができます。そして期日指定欄を使って完了期限を指定しなおすこともできます。そのページを保存すれば、あとは Confluence が一目でわかるように期日を知らせてくれます。
2. 新しくなった専用のタスク ビューはさらに見やすく
タスク管理で最も重要なことは、全タスクを締切期日と照らし合わせながら即座に点検できることです。Confluence のタスクビューでは、期限はいつか？どこで作業しているか？など、進行中の全タスクが手に取るようにわかります。また、割り当て済みタスクや完了したタスクをフィルターで仕分けることも可能です。つまり必要な作業全てを、一つの場所で行えるということです。
3. タスクレポートでチーム内の情報透明性が向上
プロジェクトや人員を管理する上では、常に情報の透明性がキーポイントとなります。プロジェクトやチームの進捗状況を常に把握してレポートし、仕事が順調に進行していることを実感できます。タスクレポート ブループリントでは、特定の使用者やプロジェクトに割り当てた全タスクに対し、その場で「まとめ」を作成してくれるので、大いに役立ちます。現在チーム内で進行中の仕事がどのようになっていて、期限前に完了するために、どのように必要な手を打つかなどが正確にわかります。
タスクレポート マクロでレポートを見やすくアレンジ
お好みに応じてタスクレポートをもっと使いやすくできます。タスクレポート マクロを使えば、Confluence のページ中のどこにでも、詳細なレポートを追加できます。ページごと、スペース、使用者ごと、ラベルごと、締切日ごとに整理したタスクレポートを追加できます。同じタスクを再度探すようなことは起こりません。
自分の仕事とタスクを一元管理しよう
実のない作業予定リストに頼るのをやめ、Confluence を活用して、担当タスクを関連する人員や作業と連結させましょう。
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*本ブログは Atlassian Blogs の翻訳です。本文中の日時などは投稿当時のものですのでご了承ください。
*原文 : 2014 年 4 月 30 日 "Introducing Confluence 5.5: Tasks where you work"