Offsite meetings are part of an extended conversation about strategy and goals. But if people don’t feel heard, you’ll derail before the first coffee break.

情報源: How to facilitate successful offsite meetings: it’s all about the humans | Atlassian Blogs

あっというまに1月になってしまいました。新たな始まりの風が香ってきます。年末年始の休暇でエネルギーは十分、オフィスで待ち受ける難題に立ち向かう準備は万全です。戦略を練り、プランを立て、将来像を……えー……描く! これがどういうことを意味するかというと、、、

オフサイトミーティングのシーズン到来です。

(オフサイトミーティングとは?:普段業務を行なっている現場とは離れて、日常から離れた環境でミーティングを行うことで柔軟な発想やアイデアを促し、ミーティングを行うこと。)

オフサイトミーティングの好き嫌いは簡単に分かれてしまいます。うまく進めば素晴しい時間の使い方になりますが、失敗すれば全く意味がなくなってしまいます 。

成功するオフサイトミーティングと失敗に終わるものは何が違うのでしょう? その答えは人的要因に集約されます。

私はシニアプログラムマネージャーとして同僚のメンターを務め、効果的なオフサイトミーティングを開くための指南をしています。大方のファシリテーターの出発点は、絶好のロケーションを確保すること、また完璧なアジェンダを作成することこそ、成功の秘訣という発想で、確かにそうした要素も重要ですが、本当の秘訣は、ミーティングのただ中で起こる人間どうしの関わり合いをうまく取り扱うところにあるのです。

オフサイトミーティングの本当の意味とは

オフサイトミーティングは、戦略、目標、また戦術に関する対話の延長のひとつです。翌日オフィスですぐさま行動を起こせるように、人を集めて決定を下すための時間なのです。

ところがミーティングの到達すべき目標について理解の不足(あるいは認識の相違)がある、または自分たちの意見に耳を傾けてくれないと参加者が感じるようなことがあれば、ミーティングは最初のコーヒーブレークに入らないうちから脱線してしまいます。

ミーティング参加者にはそれぞれ異なる優先順位があります。また職務権限も異なります。報告すべき上司が違っており、異なる尺度で成績が評価される場合もあるでしょう。すなわち、各参加者にはそれぞれ異なるバックグラウンド、性格、コミュニケーションのスタイルがあるということを理解しておく必要があります。

オフサイトミーティングでは、その個性を活用することが鍵になります。考え方の相違を受け入れ、そこから考えを一致させ、コンセンサスを得る方向へとグループを導いていくのです。そのために、ファシリテーターはこういった人的要因に集中しなければなりません。

そのための9つの方法を以下に紹介しましょう。

1.なるべく小グループで行う

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ミーティング場所に入るだけの人を詰めこみたい、このような誘惑に駆られるのはもっともです。特にプランニングに関わる業務を全て含めて考える時は。全員をミーティングに参加させないのは恥ずべきことのように思えますが、それは必ずしも正しい見解ではありません。

私の経験から言って、グループの人数は5~10人ほどが理想的です。5人より少なければ多様性に欠け、多様な発想が集まらず、実りのないミーティングになってしまいます。かといって10人を超えてしまうと、全員の意見を集めることが難しくなります。

参加者を選ぶ際は、会社(あるいはチーム内)での経験や役割、また在任期間などを考慮し、それらの点で多様性が出るようなグループを組むようにしましょう。「チーム外」の人間を含めるのも手です。例えばミーティングの議題がブランド戦略であるのなら、カスタマーサービスのチームから参加者を募れば、新鮮で貴重な意見を得られるかもしれません。

また全体の人数にかかわらず、3~4人のグループに分割してアクティビティーを行い、後にグループ全体でそれぞれの結果を話し合うというのもよい方法です。グループ毎に別々のワークストリームのイテレーションを行わせ、定期的にその進捗を発表させ、フィードバックとインプットを得られるようにしましょう。

2. 参加者全員がミーティングに取り組めるようにする

仕事開始から1週間早く全員が奮起しても、それ以降真剣な取り組みがおざなりになり、オフサイトミーティング後のフィードバック調査の時期になるまでそのまま、というのでは意味がありません。素晴しいファシリテーターとは、真剣なミーティング参加を常に促すものです。

ミーティング開始前に、参加者1人1人と個人的に話し、ミーティングの成果として何を期待するのかを確認しましょう。一緒にアジェンダを見直し、参加者が望むゴールにつながるアクティビティーをメモしておきましょう。参加者がミーティングをリードする役割を演じるにはどうすればいいかを考えるのもいいかもしれません。またお互いのためにも、この話し合いは短く済ませましょう。デスク脇で5~10分会話をすれば十分です。

ミーティングを紛糾させそうな人を参加させる場合、紛糾させることがよい結果につながるような役割を振るのがよいでしょう。私はそうした人を「チャレンジャー」として一部のセッションに参加させます。そうすればチャレンジャーの挑戦的な態度を通じ、結論に達する前にチーム全体が問題の全体像と可能性の全てを検討できるよう促すことができます。

アジェンダの各項目の最初に、このセッションはどうなれば成功なのかを話し合う時間を5分間設けましょう。グループ全体で目標を確認することで全員に主体性が生まれ、ミーティングへの取り組みを促すことにつながります。成功の条件を決めておけば、話がそれていないかどうかの目安として活用でき、生産性のない長話を打ち切って話を本筋に戻す際の助けになります。

3. 新しい約束事を決める

オフサイトのミーティング場所はオフィスではありません。なので、オフィスでの文化にしがみつく必要はないのです。少し変化をつけるには絶好の機会です。(「オフサイト」ミーティングがオフィスで行われる場合でもこれは当てはまります)。ドレスコードをビジネスカジュアルからカジュアルに切り替える、といったシンプルな変化でも、創造性を刺激する要因になるのです。

ミーティングのアジェンダに朝食が入っているのなら、その時間でグループ内でのインフォーマルな約束事を決めるのがいいでしょう。私はよく「取り組みのルール」エクササイズを省略した形で行います。オフィスでもプログラムマネージャーが私のチームと合同でよく行っているのですが、これは全員がそれぞれその日のルール――ラップトップは開かない、みんなが発言できるように発言を手短にする、寒いダジャレ歓迎など――を提案し、最終的にどれか1つ選ぶというものです。

Atlassian Team Playbookを参照し、 「取り組みのルール」エクササイズでミーティングの決まりを作ってみましょう。

この時、同時にファシリテーターとしてのあなたの役割を明確にしましょう。グループに対し、あなたの役割は議論が脱線しないようにし、生産的なものにすることだと確認しておきましょう。厳しい質問を投げかけ、本筋から外れた話題は切り上げ、状況に応じて参加者を議論に引き込んだり、または(失礼の無いように)発言を止めさせたりする、それこそが役割であると。

経験豊富なファシリテーターでも気まずく感じることがあるかもしれません。しかし約束事の一環としてあらかじめ決めておけば、多少の後押しになることでしょう。

4. パーキングロット(= 駐車場)を作る

重要ではあるが本筋ではない話題に入った時、あるいはトピックに深入りしすぎてしまった時、一度話を仕切り直すためにパーキングロットは非常に有効です。後々もっと適切なタイミングで議論できるよう文字に書き起こせば、それだけでもその話題に熱心な人は安心できます。

模造紙が使えるのなら、壁に一枚貼っておいて「パーキングロット」と書いておきましょう。あるいはホワイトボードの一部を囲っておくのもいいでしょう。そしてその日取り扱わないトピックはそこに置いておくのです。

その日の終わりにはパーキングロットを振り返り、どのトピックの議論を続けるか、どれを打ち切るかを決めましょう。

5. 毎回のセッションで何か問題を解決する、あるいは決定に至るようにする

正直に言うと、オフサイトミーティングのコストは高くつきます。ミーティング場所や食事の代金に増してかさむのは、スタッフの時間費用、そしてオフィスで通常の業務をする代わりにオフサイトミーティングを行うことの機会費用です。なのでミーティングの時間は有効活用すべきです。

オフサイトミーティングの真の価値とは、リアルタイムでアイデアを交換し、その結果促される創造的な思考です。グループ内で情報を消費するのに時間を使うのは避けましょう。何時間もかけてプレゼンや書類のレビューを行うのもぜひ止めておいてください。それはミーティング前に行うべきことです。プレゼンをするのならあらかじめオフィスでやっておきましょう。

とはいえ、グループで議論できるように何かについての現状確認や提案を行うのが(あくまでも短く!)有効な場合もあります。プレゼンをするべき時と、他のもっと意味のあることに時間を使うべき時を見極めるのが重要です。

6. 厳しい質問をする

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多くの仮定に疑問を投げかけたなら――「もし~だったら?」や「するとどうなる?」の質問が増えれば――それだけオフサイトミーティングは成功しやすくなります。

「なぜ?」という問いは最も答えにくい問いです。そして「なぜ?」の問いはファシリテーターの強い味方でもあります。参加者の発言を聞き、それぞれが抱く仮定と隠れた疑問を探しましょう。議論が立ち止まったり、壊れたレコードのような堂々巡りに陥った時、「なぜ?」という問いはその場を揺さぶり、議論を本筋に戻してくれるでしょう。

詳細な検討ができるほど熟したアイデアがあるかどうかはっきりしない時は、ホワイトボードや貼りつけた付箋の集まりに目を向けましょう。根本的な発想を問い直せないものだろうか? 問い直されていないのであれば、明確になっているだろうか?

「なぜそう思うのか?」や「もしそうでなかったなら?」という質問の効果は2種類あります。新たなアイデアが入り込む余地が作られるか、あるいは問い直すべきアイデアについてグループの理解が深まることにつながり、いずれにせよ一歩前進するのです。

7. 結果を強く求める

「多分」や「おそらく」で塗り固めて体裁を繕うのはやめましょう。あなたのすべきことは決断を下し、提言を発することなのです。

DACIの役割分担を行えば意思決定の助けになります。DACIとは意思決定を効果的かつタイムリーに行うためのフレームワークです。意思決定のドライバー(D)、アプルーバー(A)、コントリビューター(C)、そして決定が下されればそれを知らされる人(インフォームド、I)を決めます。役を割り振るには数分とかかりませんが、その数分が大きな効果を生むのです。

1つ何かを決める毎に、ミーティング中簡単にチェックできるようDACIを模造紙かホワイトボードに書いておきましょう。DACIフレームワーク についてはAtlassian Team Playbookウェブサイトでさらに詳しく読むことができます。(無料でどんなチームにも活用できます!)

全ての決定事項で100%のコンセンサスを得ることはまずありません。そのため、承認者(最終的に決定を下す人)を前もって決めておくのは重要なのです。100%のコンセンサスを得られなくても問題はありません。効率的なチームワークとは、万事について完全に同意することではないのです。効率的なチームワークとは、お互いを信頼することに同意し、一度決定が下ればそれに向かって進んでいくことなのです。

8. グループ全体の動きに気を配る

積極的に意見を言う参加者1~2人が喋るままに任せてしまえば、多様な意見を得ることはありませんし、その他の参加者を閉め出しているも同然です。そうなればミーティングの成功が遠のいてしまいます。

何か意見があっても、全ての人がそれをすぐ発言するわけではありません。それを考慮に入れた上で、異なる人々が異なる形で意見を表明できるようにアジェンダを作成し、ミーティングを取りまとめるようにするべきです。

よいファシリテーターは、異なる人々が異なる形で意見を表明できるような空間を作り出すものです。

 

全員の意見をちゃんと取り入れるため、ファシリテーターができることが3つあります。1つは、まだ発言していない人がいればその人をやんわりと議論に引き入れることです。「モニカはこの分野で長い経験があったね。モニカ、ここで考えるべきことは他にあるだろうか?」というように。

2つめは、発言回数の多い人に他の参加者の意見を聞くよう伝えることです。発言者が息継ぎをするタイミングを見計らい、こう切り出しましょう。「ちゃんと全員が発言したことを確認しておきたい。今のダレンの発言についてどう思うだろうか? 何か新しい意見のある人はいないかな?」経験の浅いファシリテーターにとっては気まずいかもしれません。あらかじめファシリテーターの役割を取り決めておくことは、ここでも助けになるのです。

グループの年長者は発言回数が多くなりがちです。そうした年長者に向け、できる限りまずは他の参加者に発言させたいという旨をあらかじめ伝えておけば、全員の意見を取り入れられるミーティングになるでしょう。

また、意見を募れるように質問の形で発言してほしいとも伝えておきましょう(例「このアプローチには利点が多い」ではなく、「このアプローチをとる利点は何だろうか?」)。突き詰めれば、グループの多様な意見をうまく引き出すのがあなたの役割なのです。

こうすれば物静かな人、また頻繁に発言する人からの意見を聞くことができます。ところが、見落とされがちなもう1種類の人、つまり熟考するのが得意で、時間をかけて鋭いインサイトや練られた意見を考え出す人たちがいます。そうした人たちにミーティングで最大限の効果が出るタイミングで発言させるためには、複数回繰り返して考えるセッションを行いましょう。最初のうちは発言が少ないかもしれませんが、検討を繰り返すにつれて全員のためになる意見が出てくることでしょう。

9. 楽しく進める……ただし、ほどほどに

仕事ばかりで遊びがないとオフサイトミーティングは退屈なものになります。とはいえ遊ぶのもスマートに。チームの親睦を深めるのが目的でない限りは、懇親会に終始することは避けましょう。

ファシリテーターは参加者全体の様子を読みとる「エネルギーのDJ」として振る舞いましょう。メンバー全体がテンポダウンしてきた時に盛り上げるのは難しいことではありません。全身じゃんけんや社内用語をネタにしたジェスチャーゲーム、あるいはバカ歩きコンテストを1度やれば、単調さを吹き飛ばして思考をスムーズにするには十分です。

(日本語訳:ちょっと冗談を挟むだけで、部屋に散漫した疲れた雰囲気が元気になります。)

 

安心と不安のダンス

人間にとって心理的な安心感というものは空気と同じくらい必要なものです。実際、Googleが最近行った調査で、安心感こそチームの健全さとパフォーマンスに何よりも影響する要素だとわかりました。経験より、多様性より、効率よりも影響力が大きいのです。

同時に、人間は本当に成長しようと思えば安心できる場所から出ていき、そこでつまづくことも必要になってきます。

ファシリテーターとしてのあなたの役割は、両方のバランスを保つことです。その目指すところは、多様な意見を発する場所を作り出し、そこで新たなアイデアを出し、仮定を問い直し、あらゆる意見を取り入れることです。グループのメンバーを連れだし、安心と不安の境目で踊らせるというのは、一種の芸術です。そしてこれは少しずつですが、習得できるものなのです。

次回オフサイトミーティングを開く時は――あるいはどんなミーティングにでも――ここで学んだテクニックを試してみてください。また、Atlassian Team Playbookで、「取り組みのルール」DACI についてもチェックしてみてください。

正しいアクションを取り、人的要因にきちんと目を向けていれば、オフサイトミーティングはたいへん実り多いものになるでしょう。