Confluence 5.8: 文脈に沿った流れるようなファイルレビュー

仕事にファイルは欠かせないものですが、ファイルを共有したり、ファイルにフィードバックを加えたり、ファイルでプレゼンテーションをしたりなど、悩みの種は尽きません。当社は、今年初めにファイル作業のまったく新しい方法をご用意しましたが、今さらに新しいレベルに突入します。さらに、ファイルにフィードバックを反映させるループにおいて、その最終ステップとなるプレゼンテーションの機能もご紹介します。

文脈に沿った流れるようなファイルレビュー

Confluence に保存されたあらゆるファイルで利用できる、まったく新しいプレゼンテーションモードを喜んで紹介させていただきます。これにより、最新製品のデザインをパラパラと見たり、PowerPoint を閲覧したり、Excel スプレッドシートで予算をじっくり確認したりなどが簡単に行えます。

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それでは、Confluence 内のファイルを使ってどれほど簡単に作業ができるか見てみましょう。

1. 共有。美しく高速なプレビューでファイルを閲覧

Confluence の優れたファイルプレビュー機能で、ファイルの共有や素早い閲覧が簡単に行えます。ファイルをハードドライブから好きなページやファイルリストにドラッグ・アンド・ドロップするだけ。非常に簡単です。複数のファイルも一度に移動できます。

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ファイルを確認する時は大抵、わざわざダウンロードするのではなくざっと見るだけで良いでしょう。Confluence では、強力なプレビュー機能を使ってそれが簡単にできます。あらゆる画像ファイルや PowerPoint、Excel、PDF などのファイルを、素早く表示してすぐに作業に取り組むことができます。

2. 検討。文脈に沿って 1 箇所にフィードバックを集中

ファイルを使う作業で最も難しい問題の 1 つは、各自がフィードバックやファイルをほぼいつも自分の場所に置いているということです。ファイル作成者が各自の意見を取り込む時によくあるのは、まず同僚が言及していたページがどこにあるのかを見つけ出し、電子メールからドキュメントへ反映させるという作業です。 これは大変骨の折れる作業です。

Confluence では、ファイルの好きな場所にコメントを挿入できます。それによりいつでも文脈に沿ったフィードバックができるのです。また、1 つの画像の複数箇所にコメントを挿入することもでき、デザインやカラーの変更を指示したり、PDF ファイルのページの特定の箇所にコメントを残すこともできます。フィードバックは最終的にファイルに取り込まれて、各意見は文脈に沿って 1 箇所に集中し、フィードバックを反映する作業は、隠れたものを見つけ出す面倒な作業ではなくなります。

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すでにフィードバックされている内容を全員が読んだり手伝ったりすることができ、各チームメイトがお互いのコメントに基づいて作業を進められるようになります。他のチームメイトのフィードバックを繰り返すといった時間の無駄もなく、この上なく完成された形で各意見を集めることができます。

@ メンション、ライク、リンクなどもチームにとって本当に強力なツールとして、適切な人たちを取り込んだり、同意を示したり、必要な所により多くの情報を提供したりなどの役に立ちます。

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3. 反復。フィードバックの解決と新バージョンの追加

フィードバックループの最終ステップは、ファイルを完成させて、貢献してくれた人たちにフィードバックの反映を伝えることになります。各ページやファイル内に挿入されたコメントを解決し、そのフィードバックを読んで対処したことを表明できます。コメントが解決されると、コメントを書いた人に通知が届きます。すべてのフィードバックが解決されると下書きプロセスが完了し、あなたは下書きの最終版を手にすることになります。

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ファイルの新バージョンを追加すると、Confluence はバージョン履歴を完全に記録します。それにより、1 つのファイル名でコメントや変更の記録を完全に維持することができます。

4. プレゼン。会議を次のレベルに

ファイルの作業をするときはいつでも、あなたやあなたのチームの作業内容をプレゼンしなければならないときが来るでしょう。Confluence には、ファイルプレビューを使ったプレゼンテーションモードを用意しています。最新製品のデザインをパラパラと見たり、PowerPoint で分析報告を閲覧したり、Excel スプレッドシートで予算をじっくり確認したりなどが素早く行えます。

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当社の 無料ウェビナーに参加してください。あなたの受信箱を縮小して、生産的なミーティング文化を作るための成功事例についてお話します。また、電子メールを使わずにファイルをレビューするための Confluence の使い方もご紹介しますので、重点的かつ実用的なミーティングになるでしょう。

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小さな改良が大きな違いに

Confluence 5.8 にはたくさんの機能があります。今後数週間にわたって、ブログにて現在の改良点を紹介していきますが、待ちきれない方は Confluence 5.8 のリリースノートをご覧ください。

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*本ブログは Atlassian Blogs の翻訳です。本文中の日時などは投稿当時のものですのでご了承ください。
*原文 : 2015 年 6 月 2 日投稿 “Confluence 5.8: Files in context and in the flow