フィードバックループを実現する Confluence 5.7 をリリース

作業を進める上で最も面倒であり、また難しいのが、フィードバックへの取り組みです。フィードバックが一箇所に留まることは滅多に無く、会話は多数のメールから流れ込み、数えきれない程のフィードバックが古いバージョンで提供されていることもよくあります。単なるプレゼンテーションのいくつかのスライド更新や、スプレッドシートの数値の僅かな変更、あるいは動作環境の誤字脱字の修正だけでも、かなりの頭痛の種となり得るのです。

コンテキスト内、かつ一箇所でフィードバックを安定的に提供できたらどれだけ簡単でしょうか。Confluence の最新版では、遂にそれが実現されました。

作業のレビューや意見交換を一箇所で行える

Confluence 5.7 では、チームがインラインであらゆる ページやファイル上に提案を追加し、話し合い、解決できるフィードバックループを導入しました。たとえば Confluence ページ上にまとめられた製品要件を一行一行レビューし、選択した単語、文章、あるいは全段落にコメントを追加できます。プレゼンテーションの各スライドや、チームが次のマーケティングキャンペーンで使う大きな写真の一部に対して、ピンポイントのフィードバックを提供できます。コンテキスト内、かつ一箇所でフィードバックを与えることで修正や改善に集中できるため、様々なソースからコメントを繋ぎ合わせる作業に時間を費やす必要が無くなります。

1. ファイルの共有と閲覧を一箇所で行える

大多数の方々が、Confluence 内のファイルを用いて仕事をしていることは私たちも知っています。今回のリリースには、ファイルのやりとりを非常に簡単にする強化点が沢山備わっています。私たちは、ファイルのアップロード、プレビュー、レビュー、バージョン管理を再考することで、全く新しい経験を生み出したのです。

以下の強化点をご覧ください:

  • アップロード – ファイルをドラッグアンドドロップして、好きな Confluence ページに追加できます
  • プレビュー– 一度に複数のファイルを追加して、強力なプレビュー機能を活用できます
  • レビュー – ページを離れることなく、PDF、Word、Powerpoint、Excel、そして画像にコメントをピン止めできます。
  • バージョン管理 – Confluence は新しくアップロードされたファイルを記録してくれるため、常に最新バージョンを入手できている安心感があります。

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2. インラインでフィードバックを追加できるので、常にコンテキストが存在する

ファイルのやりとりにおいて最も難しい点の一つが、フィードバックとファイルがほぼ必ずそれぞれのサイロに存在し分散している点です。ページ作成者は提案を受け入れるために、同僚が言及しているスライド、ページ、あるいは行を解読し、メールから得たフィードバックと文書を結びつける必要がある場合が多いのです。これはかなり疲れる作業です。

最新版の Confluence ではファイルのあらゆる部分にコメントをピン止めできるため、フィードバックには常にコンテキストが存在します。一つの画像の複数の点に関してコメントをピン止めしてデザインや色の変更を提案したり、ページまたは PDF の特定のセクションにコメントを残すことも可能です。こうして、フィードバックがようやくファイルと結ばれることとなり、提案もコンテキスト内かつ一箇所に留まり、フィードバックの取り込みで疲労困憊することも無くなります。

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コンテキストは作業しているファイルにとってのみならず、Confluence ページにおいても重要です。私たちは、ページにインラインでコメントする方法をシンプルにしました。単語、文章、あるいは段落をハイライトして、ポップアップするチャットバブルのアイコンをクリックするだけで OK です。ピンポイントのフィードバックを提供することで、あなたの提案がページ作成者にとって明確かつ分かりやすくなります。

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3. フィードバックを基に話し合い、合意に達する

Confluence では、既に提供されたフィードバックを誰もが閲覧して、フィードバックに貢献できるため、チームの仲間は他者のコメントを基に作業を進められます。チームの他の仲間と同じフィードバックを繰り返して時間を無駄にすることが無いため、作業内容に対する最も包括的な提案を得られるのです。

@ メンション、いいね!、そしてリンク機能は、チームが適切な人材を巻き込み、賛同を示し、また必要とあらば詳細な情報を提供する上で助けになる、非常に強力なツールです。

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4. フィードバックループを閉じて、作業を終了させる

最後に、フィードバックループを閉じて、全てのコントリビューターのフィードバックを取り入れたことを通知すれば、最終ステップが完了となります。こうして、あらゆるページやファイル上のインラインコメントを解決した場合に、フィードバックを読んで対応したことを示せるのです。コメントが解決されると、元のコメント主は通知を受け取ります。全てのフィードバックが解決されると、ドラフト行程が完了し、あなたの手もとには最終ドラフトが残ることとなります。

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その他の優れた改善点

Confluence 5.7 は、沢山の素晴らしいアップデートを伴う、大がかりなリリースです。皆さんが、新たなインラインコメント機能を重宝するのは予想がつきますが、このリリースに含まれるその他の機能も、きっと皆さんの気に入ることでしょう。

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今やシステム管理者は Confluence と HipChat の統合は 2 分もかからずに行えるようになりました。チームはクリック 1 つで自分たちの Confluence スペースと HipChat ルームを繋げられるのです。Confluence から HipChat へのプッシュ通知送信も、非常に簡単に行えます。皆の作業内容を把握して、作業内容をリアルタイムで話し合うことが、これまで以上に楽になりました。更に詳しく読む・・・

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*本ブログは Atlassian Blogs の翻訳です。本文中の日時などは投稿当時のものですのでご了承ください。
*原文 : 2015 年 2 月 10 日投稿 “Introducing a new feedback loop in Confluence 5.7